自分とお客様との日程調整をするだけでも大変なのに、複数人での日程調整となるとさらに複雑で面倒ですよね。そこで、この記事では複数人での日程調整にかかる工数を大幅削減できる「ノリスケ日程調整」をご紹介します。
これまでの複数人での日程調整方法
例えば、お客様と自分、上司、自社エンジニアの4名で打ち合わせをする場合、以下のような手順で日程調整をしているのではないでしょうか？
- 上司にスケジュールを確認する
- エンジニアに上司も自分も空いている日程でスケジュール調整を依頼する
- 自分、上司、自社エンジニアの3名が都合の付く日時を3パターン程度リストアップ
- お客様に３でリストアップした日程で都合の良い日時を選択していただく
- お客様からの返答を上司とエンジニアに共有する
とても面倒ですね。
しかし、ノリスケ日程調整を利用すれば最初にあげた複数人の日程調整の手順の中の1、２、３、５をノリスケ日程調整で自動化できます！
ノリスケ日程調整なら複数人での日程調整も簡単に
マイカレンダー（Google Workspace/旧Gsuite）を共有することで、複数名での日程調整でも日程調整用URLを送るだけで日程調整が完了します。
それでは、設定の仕方をご紹介しますね。
1)カレンダーを共有したい相手にGoogleカレンダーを共有してもらう
今回は、上司と社内エンジニアのGoogleカレンダーを連携して日程調整カレンダーを作成し、カレンダーのURLをお客様にメールで送り、都合の良い日時を選択していただくというケースを例にしてご紹介しますね。
上司と社内エンジニアにマイカレンダーをあなたと共有していただきます。あなた以外はノリスケ日程調整に登録している必要はありません。
参考サイト：Google公式のカレンダーヘルプ「他のユーザーとカレンダーを共有する」
1.パソコンでGoogleカレンダーを開き、「マイカレンダー」のその他アイコン [設定と共有]をクリックします。
2.[特定のユーザーとの共有] セクションで、[ユーザーを追加] をクリックします。
3.上司と社内エンジニアにあなたのメールアドレスを追加してもらいます。権限は「変更および共有の管理権限」にして、[送信]をクリックします。
4.あなたにメールが届くのでメールの中のリンクをクリックします。クリックすると、上司や社内エンジニアのカレンダーがあなたのカレンダー リストに表示されるようになります。
２）ノリスケ日程調整で日程調整用カレンダーを作成しましょう
ノリスケ日程調整にログインします。
https://norisukebiz.jp/auth/login
1.「新しい予約フォームを作成」をクリックします。
2.「基本情報」として、予約フォームの「タイトル」と「説明」を入力します。
3.「予約時のフォーム項目」を設定します。
フォームを受け取った方が予約を行う際に、どんな情報を入力必須として予約を行っていただくかの項目設定・編集が行えます。項目を入力必須としたい際は「必須」にチェックを入れてください。
また「複数行」にチェックを入れると改行入力が可能になりますので、文字量が多い項目を選択させたい場合はこちらにもチェックを入れてください。
4.必要に応じてタグを設定します。
5.調整を行うカレンダーを選択します。
今回の例の場合は、上司と社内エンジニアのカレンダーを選択します。
6.日程調整の方法を選択します。
7.アポイント設定可能な曜日と時間、予約できる期間の設定を行います。
8.予約完了のお礼メールとアポ前日のお知らせメールの設定を行います。
9.最後に[保存]をクリックします
3）日程調整フォームのURLを共有します
1.フォームを保存すると、日程調整フォームのURLが表示されます。このURLをお客様にメールなどで共有します。
2.お客様が日程調整フォームのURLを開くとカレンダーが表示されます。
3.都合の良い日時をクリックすると予約フォームが表示されます。フォームに入力をし、[上記の内容で予約を決定]をクリックします。
4.お客様が[上記の内容で予約を決定]をクリックすると、お客様、あなた、上司、社内エンジニアに予約確定メールが届きます。
あなた、上司、社内エンジニアのGoogleカレンダーには予定が自動で追加されます。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
カレンダーの共有をし、カレンダーを連携したフォームを作成すれば、何度でも同じ日程調整カレンダーのURLを共有することが可能です。
特に私は、ノリスケ日程調整のカレンダーはリアルタイムでGoogleカレンダーと連動するので、先方に日程を送った後に、上司の日程が変わり再度リストアップするといった手戻りも発生しない点を気に入っています。
まずは無料で試してみませんか？ノリスケ日程調整は6月末まで無料でご利用いただけます。7月以降も14日間のトライアルがありますので、ぜひ試してくださいね！